Règlement intérieur

 Hasparren  le 01 / 06 / 2026 suite CODIR du  04 / 05 / 2026

Article 1 :

UTSUKO ZAPETAK est une association multi activités affiliée à la Fédération française de la Retraite Sportive.

 Son objet est inscrit dans ses statuts.

Les modifications du présent règlement intérieur sont apportées par le Comité Directeur  (CODIR) et approuvées par L’AG suivante.

A compter de la saison 2019 sont ouvertes les activités suivantes :

  • La randonnée en montagne (cf. article 7).
    • La marche nordique
    • La marche sans ou à faible dénivelé intitulée « Marche & Culture »
    • La raquette à neige.

D’autres activités pourront être ouvertes sur proposition CODIR et validation en assemblée générale. Ces activités respectent les critères d’éligibilité énoncés dans les statuts et tels que définis par la FFRS.

Article 2 :

Comme l’indiquent les statuts cette association est ouverte aux seniors de + 50 ans. Toutefois le président et le bureau peuvent statuer et accorder une dérogation sur la candidature d’un adhérent ne remplissant pas cette condition en accord avec le CODERS.

 Après un essai dans la pratique d’une activité, l’association à travers son bureau se réserve le droit de refuser un adhérent qui ne présente pas notamment la condition physique requise pour pratiquer l’activité sans remettre en cause la sécurité et l’harmonie du groupe.

Article 3 :

Les ressources de l’association sont composées des cotisations des adhérents, de subventions, de recettes exceptionnelles telles que stipulées dans les statuts. Un départ de l’association en cours d’exercice ne permet pas de prétendre à un remboursement même partiel de la cotisation.

La licence fédérale couvre les risques liés à l’activité, étant exclue le transport pour se rendre au départ des activités.

 Article 4 :

L’association est dirigée par le comité de directeur composé (CoDir) de 3 à 9 personnes tel que défini dans les statuts. Parmi ces membres des coordinateurs pourront être nommés pour des missions dont la durée et les fonctions seront proposées par le comité directeur et validées en assemblée générale suivante.

Article 5 :

 L’assemblée générale annuelle est convoquée par le président. La convocation envoyée au moins 15 jours avant la date de la réunion présentera le programme de L’AG. Toute question que souhaite poser un membre de l’association à cette occasion devra être transmise au président dans les trois jours qui suivent l’envoi des convocations afin que le bureau puisse étudier la demande.

Ne seront traités lors de l’assemblée Générale que les sujets prévus à l’ordre du jour et les éventuelles questions supplémentaires d’intérêt général que le bureau aura retenues parmi les demandes des adhérents.

Article 6 :

La radiation d’un adhérent est prononcée d’office en cas de non-paiement de la cotisation annuelle.

Elle peut également être prononcée pour faute grave, en particulier pour manquement aux règles de la sécurité dans la pratique des activités.

 Article 7 :

Les activités de l’association sont planifiées et communiquées à tous les membres selon une périodicité mensuelle, bimestrielle ou trimestrielle.

 Les activités de randonnées montagne : il faut entendre le terrain qui ne nécessite pas la mise en œuvre de matériels et accessoires de sécurité propres aux techniques d’alpinisme.

La corde du randonneur est en revanche un accessoire possible de la randonnée en montagne.

La marche nordique, est un sport de plein air qui consiste en une marche accélérée avec des bâtons de marche spécifiques.
Les séances de marche nordique durent généralement de une à deux heures de marche, précédée d’échauffements gymniques et suivie d’étirements.

Le fait d’adhérer à l’association entraîne d’office l’acceptation du présent règlement. Il est remis lors de l’adhésion ainsi que transmis lors d’une modification votée en Assemblée Générale. 

Article 8 :

Les sorties :
Les adhérents devront s’inscrire sur le site WEB de l’association ( à défaut au président) au plus tard la vielle de la sortie par les différents moyens mis à sa disposition. L’animateur a la faculté de connaitre le nombre et les noms des participants en consultant le site WEB. Si l’animateur estime qu’un adhérent n’a pas le niveau requis pour la sortie il a la capacité d’annuler son inscription. Il en informera le président.

Les non adhérents désireux de faire un essai (un seul possible) devront demander celui-ci en utilisant le formulaire de contact sur le site WEB du club. Cette demande sera envoyée par mail automatiquement au président qui pourra accepter celle-ci suivant les éléments en sa possession et inscrira la personne à l’origine de la demande.

Les adhérents peuvent émettre leurs désidératas qui sont pris en compte par les animateurs dans la mesure du possible.

 Articles 9 :

§ 1- La randonnée,
Dirigées par un animateur breveté, responsable de l’itinéraire et de la conduite du groupe, les randonnées sont pratiquées par groupes constitués de 20 participants au plus et homogènes pour une durée moyenne de 3 à 7 h et pour un dénivelé cumulé de 0 à plus de.

La FFRP et son partenaire IBP Index ont mis au point un système de cotation des randonnées pédestres. Le système de cotation fédéral repose sur trois critères :

  1. L’effort (système de calcul IBP index/ FF Randonnée)
  2. La technicité (présence ou non d’obstacles plus ou moins importants)
  3. Le risque (gravité plus ou moins importante des accidents corporels en cas de chutes ou glissades)

La conjugaison de ces 3 critères permet d’exprimer la réelle difficulté de chaque rando. Afin de connaître l’effort, la technicité et le risque

Ces indicateurs seront mentionnés pour les sorties proposées au programme et consultables sur le site du club.

 Pour l’indice d’effort : 5 niveaux sont constitués suivant l’indice d’effort IBP généré à partir de la trace GPX relevée par l’animateur lors de sa reconnaissance ou issue de sites WEB spécialisés. L’algotryme qui permet l’extraction de cet indice est celui de la Fédération Française de Randonnée Pédestre hébergé sur son site WEB:

Le niveau de technicité:
 La Technicité d’une randonnée pédestre conditionne également sa difficulté. Elle a des incidences sur la difficulté physique mais c’est sur son aspect technique (se référer au guide de la cotation de la FFRP).

Le niveau de Risque :
 Critère délicat qui entre en ligne de compte dans la considération de la difficulté d’une randonnée pédestre. ( se référer au guide de la cotation de la FFRP). A noter que les randos cotées au risque 5 sont hors périmètre du club.

§ 2 – La marche nordique

Dirigées par un animateur breveté, responsable de l’itinéraire et de la conduite du groupe, la marche nordique est pratiquée par groupes constitués et homogènes pour une durée moyenne de 1 à 2 h et pour un faible dénivelé. 

§ 3 – Le but des sorties est de pratiquer une activité physique en plein air, en sécurité, dans un esprit convivial et sans contrainte météorologique mettant en cause la sécurité des participants. Les sorties peuvent être annulées pour cause de mauvais temps, en particulier en cas d’alerte orange, les randonnées en montagne sont soit adaptées soit annulées. D’autre part, l’association étant encadrée par des personnes bénévoles l’association se réserve le droit d’annuler une sortie en cas d’indisponibilité des animateurs ou faute d’un nombre suffisant de participants.

Article 10
L’animateur, organisateur qualifié de l’activité, doit assumer des obligations de moyens, notamment en matière de sécurité.

Pour ce faire, il devra :

  • S’informer de l’itinéraire projeté et de préférence le reconnaître
    • S’informer des autorisations requises et des interdictions de fréquentations des zones concernées,
    • Informer du projet, avec toutes ses caractéristiques, le président de l’association,
    • Informer ensuite les participants potentiels du descriptif de la randonnée quant à ses difficultés, sa durée, ses objectifs, l’équipement et matériels nécessaires.
    • Prendre en compte et anticiper l’incertitude due au milieu traversé, surtout en matière de conditions météorologiques et avoir acquis des compétences liées à la pratique dans le milieu choisi,
    • Evaluer les aptitudes et surveiller les attitudes des participants tout en suscitant leur curiosité et leur attention,
    • En cas de difficultés et/ou d’une durée d’itinéraire particulière, afin de respecter les règles de sécurité et les aptitudes physiques nécessaires, il peut fixer, en accord avec le président, un nombre maximum de participants inférieur à 20 participants.

 Article 11 :

Le point de rassemblement pour les sorties est fixé à HASPARREN.. L’heure du rendez-vous est fixée à un quart d’heure avant l’heure de départ stipulée sur le planning ; cette disposition est destinée entre autre à faciliter l’organisation du covoiturage.
Lors de leur inscription les participants peuvent opter pour se rendre au départ rando par leur propre moyen ou après contact pris auprès de l’animateur convenir d’un rendez vous particulier.

Article 12 :

§ 1 – Tenues :

Pour randonner, les participants doivent être équipés au minimum de chaussures de randonnée et de raquettes à neige dans le cadre de randonnées raquettes.

Il est conseillé en outre d’avoir une tenue adaptée à l’activité :

  • pantalon long de préférence en fonction de la végétation (se renseigner éventuellement auprès de l’animateur),
    • 3 couches de vêtements dont un effet coupe-vent imperméable,
    • Chaque randonneur doit être équipé d’un sac de randonnée adapté à l’activité en montagne.   
    • Les bâtons de randonnée peuvent être utiles.
    • Un couvre- chef, des lunettes de soleil peuvent aussi faire partie de cet équipement.

Sauf dispositions contraires précisées dans le programme, chaque participant doit emporter son pique-nique. Des barres énergétiques ou fruits secs ou équivalents sont recommandées. Il faut penser à amener suffisamment de boissons : 1.5 litre en période normale.

Pour la pratique de la marche nordique, les participants doivent être équipés au minimum de chaussures adaptées pour tout type de terrain (offrant souplesse, accroche, amorti …) et de bâtons spécifiques. Un couvre- chef, des lunettes de soleil peuvent aussi faire partie de cet équipement

En raison de la progression en zone pastorale, les animaux domestiques (chiens) ne sont pas acceptés.

 Article 14:

 Documents recommandés :

Chaque participant doit être muni de sa carte vitale, une pièce d’identité en particulier pour les randonnées effectuées côté espagnol, pour cette destination il convient d’avoir aussi sa carte européenne d’assurance maladie. Pour les invités il conviendra de produire la licence fédérale.

Article 15:

Le Covoiturage est préconisé et est le principe de nos déplacements.
Toutefois la responsabilité civile du club ne saurait être engagée lors de ces déplacements
Pour les personnes transportées le calcul de la participation est effectué sur la base des kilomètres parcourus hors frais de péages et/ou parking. Ne sont pris en compte que les véhicules qui assurent l’aller et le retour. Les frais éventuels de péages et/ou parking sont partagés par les occupants du véhicule y compris son chauffeur.
La participation individuelle au covoiturage sera communiquée pour chaque sortie dans le programme des sorties. Le calcul de la participation s’entend pour un prix au kilomètre pour la distance entre Hasparren et le lieu du départ rando (ce prix inclus l’aller et le retour). Il est du par tous les passagers transportés quelque soit le nombre de personnes transportées. Le prix du KM est fixé lors du CoDir tenu avant le 1er septembre début de saison. Pour indication le prix retenu pour la saison 2025/2026 est 0,15c / KM.

Il est à noter que durant le trajet aller / retour l’assurance de l’association ne couvre pas les risques encourus à bord des véhicules. Les conducteurs doivent en conséquence s’assurer que le risque « personnes transportées » est couvert par leur assurance véhicule.

Article 16 :

La formation des animateurs sera la priorité. D’autres formations seront ouvertes aux adhérents en fonction de l’évolution des besoins et de la capacité du club à les financer. Elles seront choisies dans le catalogue des formations proposées par la FFRS.

Article 17 :

L’adhésion au club Utsuko Zapetak se fait sur le site WEB  https://ffrs360-crm.my.site.com/licencie/s/login de la FFRS dédié à cet effet. Cette adhésion permet d’acheter la licence FFRS, l’assurance de base proposée, des assurances renforcées si désirées et la cotisation au club:

Pour mémoire l’adhésion 2025 / 2026 est de 57,21€ comprenant la licence Fédérale, l’assurance, la cotisation club. .

Pour les licenciés dans d’autres clubs de notre fédération seule la part club de 23€ est perçue .

Les montants des différentes cotisations fédérales sont révisés chaque année par la FFRS. A la demande d’un membre du CODIR, la part club fait l’objet d’une réévaluation en CoDir et est proposée à l’AG ordinaire qui suit.

Article 18 :

Les invitations sont possibles et soumises à l’autorisation du président et le cas échéant de l’animateur responsable de la sécurité du groupe. Une participation de 3 € versés à l’association est demandée par invité. La personne considérée comme « invitée » peut être une personne non licenciée à la FFRS pour une seule séance d’essai. Au-delà, la personne doit être licenciée à la FFRS.
Dans la mesure ou l’invité adhère à l’association après cet essai, les 3 € seront déduits de sa 1ère  cotisation.

Article 19 :

Les séjours

Ils seront issus des propositions que chacun des membres peut faire au président. Le bureau fixera les priorités en tenant compte entre autres du nombre d’adhérents intéressés par tel ou tel projet. Les proposants seront associés à la préparation des séjours retenus.

Au-delà de 2 jours , (soit une nuitée) le comité directeur étudiera le moment venu dans le cadre de l’agrément tourisme de la FFRS, l’extension des assurances nécessaires.

Les partenariats

Ceux-ci s’avèrent nécessaires au développement d’activités dans différents domaines :

Les séjours et échanges interclubs

L’obtention de budgets

Le développement d’actions liées à l’activité du club

Des avantages tarifaires pour les adhérents auprès d’entreprises ou de commerces.

Ils seront conduits par le président en association avec un membre du bureau ou un adhérent « participant » à un projet.

Les choix de partenariats sont définis par le bureau.

Des comptes rendus réguliers seront faits au bureau à chaque étape du développement des actions menées. Une information générale sera faite lors de la conclusion effective d’un accord.

Article 20 :

Le Comité Directeur est chargé de mettre en œuvre la politique générale de l’association décidée en assemblée générale. Il a pour fonction de diriger, administrer et réguler le bon fonctionnement de l’association.

Pour intégrer toute nouvelle activité sportive proposée par l’association, le CD proposera les modifications de ce présent règlement. Le règlement ainsi modifié sera applicable immédiatement et sera approuvé par L’AG suivante.

Des missions pourront être attribuées à ses membres en fonction des besoins de l’association et de leurs motivations et compétences.

Les membres du bureau seront choisis en son sein.

Les responsabilités exercées par les membres du CoDir  le sont dans le cadre du bénévolat. Si d’éventuels frais de déplacement devaient être pris en charge cela ne pourrait être qu’occasionnel et avec l’accord d’au moins les deux tiers des membres de ce même comité.

Les fonctions des membres du bureau sont celles définies dans les statuts.

Nota :

Dans le présent document, afin de ne pas alourdir le texte, les termes employés pour désigner des personnes sont pris au sens générique ; ils ont à la fois valeur d’un féminin et d’un masculin…